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Capa 5 · Operaciones & Coordinación

Plantillas de Reuniones

Las plantillas de reuniones declaran el propósito, el alcance de decisión, el quórum y la estructura de cada tipo de reunión. Una reunión sin una plantilla declarada, dado el tiempo suficiente, acumulará autoridad que no debería tener. Adapta estas plantillas y añade o elimina tipos de reunión según las necesidades de tu comunidad.

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Generado el 2026-08-31 · Descargar todas las plantillas

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Tipo de Reunión: Operaciones

How do we run the meeting where the week's work gets sorted out?

Cláusulas RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.2.4, 7.6.4
  • 7.2.1 La comunidad DEBE definir tipos de reuniones explícitos suficientes para dar soporte a:
  • 7.2.2 Cada tipo de reunión DEBE definir, como mínimo:
  • 7.2.3 Las reuniones NO DEBEN exceder su alcance de decisión declarado ni eludir los límites de autoridad definidos en la Capa 2.
  • 7.2.4 La carga de reuniones DEBE estar acotada, monitoreada y ser revisable según lo definido en la Sección 7.4.
  • 7.6.4 Las Plantillas de Reuniones DEBEN definir, como mínimo:
¿Por qué una reunión de Operaciones regular?

La coordinación del día a día necesita un ritmo regular, no improvisación ad-hoc. La reunión de Operaciones es el latido de la comunidad — un espacio predecible para revisar el trabajo activo, detectar bloqueos y tomar pequeñas decisiones operativas. Fundamentalmente, solo las decisiones Operativas ocurren aquí; las Estratégicas y Constitucionales pasan por el proceso de gobernanza, así que la reunión no puede acumular silenciosamente autoridad que no tiene.

Cómo rellenar esto

Define el propósito, el alcance de decisión, los participantes obligatorios y opcionales, la cadencia, la duración y las reglas de facilitación. Mantén el alcance de decisión solo en Operativo.

  • Propósito: <revisar trabajo activo, coordinar tareas, detectar bloqueos, tomar decisiones operativas.>
  • Alcance de decisión: Solo decisiones Operativas — no puede tomar decisiones Estratégicas ni Constitucionales.
  • Participantes obligatorios: <quién está invitado; quórum mínimo.>
  • Participantes opcionales: <quién puede asistir por invitación.>
  • Cadencia: <semanal / quincenal / mensual.>
  • Límite de duración: <p. ej. 90 minutos máximo.>
  • Facilitación: <rol de facilitador/a; regla de sustitución.>

Estructura de la Agenda

  1. Check-in <duración>
  2. Revisión de acciones anteriores <duración>
  3. Actualizaciones de roles y dominios <duración>
  4. Puntos activos de agenda <duración>
  5. Decisiones operativas <duración>
  6. Próximas acciones y responsables <duración>
  7. Check-out <duración; opcional>

Notas y Registros

  • Fecha:
  • Facilitador/a:
  • Asistentes:
  • Notas:

Registro de Decisión (si aplica)

  • Tipo de decisión: Operativa
  • Autoridad: <titular del rol según la Matriz de Decisión>
  • Mecanismo / umbral: Autoridad delegada
  • Resultado: <qué se decidió>
  • Fecha de vigencia:
  • Archivado en: <ubicación>

Qué cubrir

  • What is this meeting for, and which decisions may it make — and what happens when something bigger than day-to-day work comes up?
  • Who has to be there, how many make a quorum, and who may join if they wish?
  • How often does it meet, how long may it run, and who facilitates — chosen or rotated how, with what cover if they are away?
  • What is the fixed agenda, in what order?
  • Who takes notes, in what format, and where and how soon are they published — and how is each decision recorded?
  • Do we have a template like this one for every kind of meeting we hold — operations, governance, coordination, reflection and conflict — and how do we notice when meetings overrun or multiply? (The overall limit on meeting load is its own question.)

Ejemplos

The Operations meeting reviews active work, clears blockers and makes Operational decisions only; anything Strategic or Constitutional becomes a proposal. All current role holders attend (quorum four); any member may join. It meets weekly for at most 60 minutes, run by a facilitator who rotates monthly. Agenda: check-in, task review, blockers, decisions, actions. Notes go on the shared board within 48 hours, each decision with who made it, the outcome and its start date. If it overruns three weeks running, that goes to the quarterly workload review.

Ejemplos, no recomendaciones. Sus respuestas serán las suyas.

Tipo de Reunión: Gobernanza

How do we run the meeting where decisions actually get made?

Cláusulas RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
  • 7.2.1 La comunidad DEBE definir tipos de reuniones explícitos suficientes para dar soporte a:
  • 7.2.2 Cada tipo de reunión DEBE definir, como mínimo:
  • 7.2.3 Las reuniones NO DEBEN exceder su alcance de decisión declarado ni eludir los límites de autoridad definidos en la Capa 2.
  • 7.6.4 Las Plantillas de Reuniones DEBEN definir, como mínimo:
¿Por qué separar la deliberación de la votación vinculante?

Si una reunión puede tanto discutir como decidir, quien esté en la sala ese día decide — independientemente del quórum o las reglas de autoridad. Mantener la deliberación separada de la votación vinculante preserva la integridad de la Matriz de Decisión y asegura que los miembros ausentes sigan teniendo voto.

Cómo rellenar esto

Esta reunión delibera sobre propuestas activas durante su período de deliberación. La decisión vinculante se toma a través del proceso de gobernanza según la Matriz de Decisión.

  • Propósito: Deliberar sobre una propuesta activa durante su período de deliberación.
  • Alcance de decisión: Solo deliberación — la decisión vinculante se toma a través del proceso de gobernanza según la Matriz de Decisión.
  • Participantes obligatorios: <todos los Miembros Plenos invitados; el proponente debe estar presente.>
  • Participantes opcionales: <quién puede observar.>
  • Cadencia: <según sea necesario durante los períodos de deliberación.>
  • Límite de duración: <p. ej. 60 minutos máximo.>
  • Facilitación: <rol de facilitador/a.>

Estructura de la Agenda

  1. Check-in <duración>
  2. Resumen de la propuesta <duración — el proponente presenta la propuesta: qué cambia, por qué, y alternativas consideradas.>
  3. Preguntas de clarificación <duración — solo preguntas factuales; sin posicionamiento aún.>
  4. Deliberación abierta <duración.>
  5. Resumen de posiciones y próximos pasos <duración — el facilitador/a resume; confirma el calendario de votación.>

Notas y Registros

  • Fecha:
  • Facilitador/a:
  • Asistentes:
  • Notas:

Registro de Decisión

  • Referencia de propuesta: <enlace a la propuesta>
  • Tipo de decisión: <Estratégica / Constitucional>
  • Autoridad: Miembros Plenos (colectivo)
  • Mecanismo / umbral: <mecanismo de votación + umbral>
  • Resultado: <Aprobada / Rechazada / Aplazada>
  • Fecha de vigencia:
  • Enlace de votación:

Qué cubrir

  • Who must be invited, must the proposer be present, and who may observe?
  • When is this meeting held, and how long may it run?
  • Who facilitates, and how are they chosen?
  • What is the agenda — how long for presenting the proposal, for clarifying questions, for discussion, and for the closing summary?
  • Is anything decided in the room, or does the binding decision happen afterwards so that members who could not attend still take part? (The thresholds themselves are set in the Decision Matrix.)
  • What do the notes record — which proposal, what type of decision, how it will be decided, and the outcome — and where are they published?

Ejemplos

A Governance meeting is held during the deliberation period of every Strategic or Constitutional proposal. All Full Members are invited, the proposer must attend, and anyone else may observe. It lasts at most 60 minutes: the proposer presents (10 minutes), clarifying questions only (10), open discussion (30), then the facilitator summarises and confirms when voting opens (10). Nothing is decided in the room — the vote runs online for seven days afterwards. Notes link to the proposal and are posted within two days.

Ejemplos, no recomendaciones. Sus respuestas serán las suyas.

Tipo de Reunión: Coordinación y Alineación

How do we run the meeting that keeps separate work from drifting apart?

Cláusulas RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
  • 7.2.1 La comunidad DEBE definir tipos de reuniones explícitos suficientes para dar soporte a:
  • 7.2.2 Cada tipo de reunión DEBE definir, como mínimo:
  • 7.2.3 Las reuniones NO DEBEN exceder su alcance de decisión declarado ni eludir los límites de autoridad definidos en la Capa 2.
  • 7.6.4 Las Plantillas de Reuniones DEBEN definir, como mínimo:
¿Por qué una reunión de coordinación dedicada?

Algunos bloqueos abarcan más de un rol y no pueden resolverse en el ritmo regular de Operaciones. Coordinación y Alineación le da al trabajo transversal entre roles su propio espacio — para dependencias, traspasos y prioridades en competencia — para que la reunión semanal no se infle intentando absorberlo todo.

Cómo rellenar esto

Usa esta plantilla cuando se necesite coordinación entre roles. Mantén el alcance de decisión solo en Operativo y limita los participantes obligatorios a quienes tengan iniciativas activas.

  • Propósito: Sincronizar el trabajo entre roles e iniciativas; detectar dependencias y bloqueos; alinear prioridades.
  • Alcance de decisión: Solo decisiones Operativas.
  • Participantes obligatorios: <titulares de roles con iniciativas activas.>
  • Participantes opcionales: <todos los Miembros Plenos son bienvenidos.>
  • Cadencia: <mensual o según sea necesario.>
  • Límite de duración: <p. ej. 60 minutos.>
  • Facilitación: <facilitador/a; regla de sustitución.>

Estructura de la Agenda

  1. Check-in <duración>
  2. Actualizaciones de estado de iniciativas <duración>
  3. Bloqueos y dependencias <duración>
  4. Próximos pasos <duración>

Notas y Registros

  • Fecha:
  • Facilitador/a:
  • Asistentes:
  • Notas:

Qué cubrir

  • When do we call this meeting rather than raising things at the regular Operations meeting?
  • Who has to attend — only role holders with active pieces of work that depend on each other — and who else is welcome?
  • How often does it meet, how long may it run, and who facilitates, with what cover?
  • What is the agenda — dependencies, handoffs, competing priorities — and in what order?
  • What may it agree, and what happens when a clash of priorities needs a bigger decision than it is allowed to make?
  • Where are the notes and agreed handoffs recorded, and how soon?

Ejemplos

Coordination meets online on the first Tuesday of each month for at most 60 minutes, and any two role holders can call one sooner. Only role holders with an active initiative must attend; any member may join. The agenda is dependencies, handoffs, then competing priorities. It may agree Operational changes only — a priority clash that needs a Strategic call is written up as a proposal. Facilitation rotates among attendees, and notes with the agreed handoffs go in the shared channel the same week.

Ejemplos, no recomendaciones. Sus respuestas serán las suyas.

Tipo de Reunión: Reflexión y Aprendizaje

How do we run the meeting where we look back rather than forward?

Cláusulas RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
  • 7.2.1 La comunidad DEBE definir tipos de reuniones explícitos suficientes para dar soporte a:
  • 7.2.2 Cada tipo de reunión DEBE definir, como mínimo:
  • 7.2.3 Las reuniones NO DEBEN exceder su alcance de decisión declarado ni eludir los límites de autoridad definidos en la Capa 2.
  • 7.6.4 Las Plantillas de Reuniones DEBEN definir, como mínimo:
¿Por qué darle a la reflexión su propio tipo de reunión?

La reflexión que ocurre solo cuando hay tiempo no ocurre nunca. Un tipo de reunión con nombre y cadencia definida crea el espacio para mirar atrás — y evita que la retrospección quede aplastada por la urgencia operativa. Sin ella, el Registro de Aprendizajes (Capa 6) permanece vacío y el marco deja de evolucionar.

Cómo rellenar esto

Esta reunión revisa el período más reciente y alimenta los aprendizajes al Registro de Aprendizajes (Capa 6) y a la cola de Propuestas Futuras.

  • Propósito: Revisar la experiencia, detectar patrones, capturar aprendizajes, retroalimentar el marco con las conclusiones.
  • Alcance de decisión: Puede producir propuestas de cambio; no tiene autoridad directa de decisión a menos que esté especificado en la Matriz de Decisión.
  • Participantes obligatorios: <todos los Miembros Plenos invitados.>
  • Cadencia: <trimestral.>
  • Límite de duración: <p. ej. 90 minutos.>
  • Facilitación: <rol de facilitador/a.>

Estructura de la Agenda

  1. Check-in <duración>
  2. Revisión de los aspectos destacados del período <duración>
  3. Qué funcionó bien <duración>
  4. Qué no funcionó / qué haríamos diferente <duración; sin culpas, enfocarse en patrones.>
  5. Aprendizajes a llevar adelante <duración; identificar entradas para el Registro de Aprendizajes.>
  6. Actualizaciones al registro de aprendizajes y propuestas futuras <duración.>
  7. Check-out <duración>

Notas y Registros

  • Fecha:
  • Facilitador/a:
  • Asistentes:
  • Notas:
  • Entradas en el Registro de Aprendizajes generadas: <lista o "ninguna">
  • Propuestas futuras añadidas: <lista o "ninguna">

Qué cubrir

  • Who is invited, how often do we meet, and how long may it run?
  • Who facilitates, and how are they chosen?
  • What is the agenda — how do we look back at the period, what worked, what did not — and how do we keep it about patterns rather than blame?
  • What comes out of it — which lessons go into the Learning Log, and which ideas become future proposals?
  • Can this meeting decide anything itself, or does it only send items on?
  • What stops it being postponed or dropped whenever we are busy?

Ejemplos

Every three months all Full Members are invited to a 90-minute Reflection meeting, in person with a call-in link. A facilitator chosen at the previous one runs it: what happened this quarter, what worked, what did not — looking for patterns, not blame — then which lessons go into the Learning Log and which ideas become future proposals. It decides nothing itself. It may be postponed once, never cancelled. The list of outputs, or "none", is published with the notes within a week.

Ejemplos, no recomendaciones. Sus respuestas serán las suyas.

Tipo de Reunión: Gestión de Conflictos

How do we run a meeting whose subject is a conflict?

Cláusulas RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
  • 7.2.1 La comunidad DEBE definir tipos de reuniones explícitos suficientes para dar soporte a:
  • 7.2.2 Cada tipo de reunión DEBE definir, como mínimo:
  • 7.2.3 Las reuniones NO DEBEN exceder su alcance de decisión declarado ni eludir los límites de autoridad definidos en la Capa 2.
  • 7.6.4 Las Plantillas de Reuniones DEBEN definir, como mínimo:
¿Por qué un tipo de reunión distinto para conflictos?

El trabajo con conflictos tiene reglas que otras reuniones no tienen: confidencialidad, selección de Facilitador/a que no depende de la preferencia de las partes, protecciones contra represalias y registros restringidos. Usar la plantilla de Operaciones para una sesión de conflicto violaría silenciosamente todas estas reglas. Una plantilla dedicada hace visible el contenedor diferente desde el primer minuto.

Cómo rellenar esto

Usa esta plantilla solo para sesiones facilitadas bajo los Pasos 2–4 de la Escalera de Resolución de Conflictos. Las reglas de privacidad y selección del Facilitador/a están gobernadas por la Capa 4, no por la reunión en sí.

  • Propósito: Facilitar la resolución en un paso definido de la escalera (Escalera de Resolución de Conflictos, Pasos 2–4).
  • Alcance de decisión: Produce planes de reparación, acuerdos o decisiones de escalamiento; los resultados vinculantes requieren la autoridad definida en la Escalera de Resolución de Conflictos y la Matriz de Decisión.
  • Participantes obligatorios: Las partes del conflicto; Facilitador/a asignado/a (según las reglas de selección de la Escalera de Resolución de Conflictos).
  • Participantes opcionales: Una persona de apoyo, por consentimiento mutuo por escrito de todas las partes.
  • Cadencia: Según sea necesario; se activa por recepción del caso.
  • Límite de duración: <típicamente 60–90 minutos; el Facilitador/a puede extender.>
  • Facilitación: Seleccionado/a según la Escalera de Resolución de Conflictos (Capa 4) — no elegido/a por las partes mismas.

> Nota de privacidad: Los registros de este tipo de reunión están sujetos a los límites de privacidad y acceso a la información definidos en la Escalera de Resolución de Conflictos (Capa 4). No se publican en el registro general de miembros por defecto.

Estructura de la Agenda

  1. Apertura y reglas básicas <duración; consentimiento, confidencialidad, anti-represalias, derecho a pausar.>
  2. Cada parte comparte su perspectiva <sin interrupciones; tiempo igual.>
  3. Verificación de entendimiento compartido <duración.>
  4. Necesidades y peticiones <duración.>
  5. Opciones de reparación o acuerdo <duración.>
  6. Decisión o siguiente paso <duración.>
  7. Documentación <duración; registro según las reglas de privacidad de la Capa 4.>

Formato de Registro

> Este registro es confidencial. El acceso está restringido según la Escalera de Resolución de Conflictos (Capa 4).

  • Fecha:
  • Facilitador/a:
  • Partes presentes:
  • Paso de la escalera:
  • Clase de conflicto:
  • Resultado: <Acuerdo alcanzado / Escalado al siguiente paso / Aplazado>
  • Acciones acordadas (si las hay):
  • Destino de escalamiento (si aplica):
  • Acceso: Solo las partes y el Facilitador/a; se divulga a los Miembros Plenos solo si se escala al paso de gobernanza.

Qué cubrir

  • Which steps of our conflict process use this meeting format, and when must we not use an ordinary meeting instead?
  • How long does a session last, and who may extend it?
  • What is said at the start — about consent, confidentiality, protection from retaliation, and anyone's right to pause?
  • What is the agenda — how does each party get to speak uninterrupted and for equal time, and what follows?
  • How can a session end — agreement, moving to the next step, or adjourning — and how is that outcome noted? (Who facilitates and who may see the record are set in the conflict protocol.)

Ejemplos

This format is used only for facilitated sessions at steps 2 to 4 of our conflict ladder. A session runs up to 90 minutes; the Facilitator may extend it once by 30 minutes if both parties agree. It opens with the ground rules: taking part is voluntary, what is said stays in the room, nobody may be penalised for raising the conflict, and anyone may call a pause. Each party then speaks uninterrupted for equal time, followed by exploring options and agreeing next steps. It ends as agreement reached, escalated, or adjourned.

Ejemplos, no recomendaciones. Sus respuestas serán las suyas.

Registro de Ratificación

  • Adoptado: <AAAA-MM-DD>
  • Tipo de decisión: Estratégica
  • Versión: <versión>
  • Registro de decisión: <enlace al registro de decisión>

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