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EcoHubs Padrão RCOS
Camada 5 · Operações e Coordenação

Modelos de Reunião

Os modelos de reunião declaram o propósito, o escopo de decisão, o quórum e a estrutura de cada tipo de reunião. Uma reunião sem um modelo declarado, com tempo suficiente, acumulará autoridade que não deveria ter. Adapte estes modelos e adicione ou remova tipos de reunião conforme sua comunidade precisar.

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Gerado em 2026-08-31 · Baixar todos os modelos

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Tipo de Reunião: Operações

How do we run the meeting where the week's work gets sorted out?

Cláusulas RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.2.4, 7.6.4
  • 7.2.1 A comunidade DEVE definir tipos de reunião explícitos, suficientes para apoiar:
  • 7.2.2 Cada tipo de reunião DEVE definir, no mínimo:
  • 7.2.3 As reuniões NÃO DEVEM exceder seu escopo decisório declarado nem contornar os limites de autoridade definidos na Camada 2.
  • 7.2.4 A carga de reuniões DEVE ser limitada, monitorada e revisável, conforme definido na Seção 7.4.
  • 7.6.4 Os Modelos de Reunião DEVEM definir, no mínimo:
Por que uma reunião regular de Operações?

A coordenação do dia a dia precisa de uma cadência regular, não de improvisação ad-hoc. A reunião de Operações é o batimento cardíaco da comunidade — um espaço previsível para revisar o trabalho ativo, trazer à tona bloqueios e tomar pequenas decisões operacionais. Crucialmente, apenas decisões Operacionais acontecem aqui; as Estratégicas e Constitucionais passam pelo processo de governança, para que a reunião não acumule silenciosamente uma autoridade que não tem.

Como preencher

Defina propósito, escopo de decisão, participantes obrigatórios e opcionais, cadência, duração e regras de facilitação. Mantenha o escopo de decisão apenas como Operacional.

  • Propósito: <revisar trabalho ativo, coordenar tarefas, trazer à tona bloqueios, tomar decisões operacionais.>
  • Escopo de decisão: Apenas decisões operacionais — não pode tomar decisões Estratégicas ou Constitucionais.
  • Participantes obrigatórios: <quem é convidado; quórum mínimo.>
  • Participantes opcionais: <quem pode comparecer mediante convite.>
  • Cadência: <semanal / quinzenal / mensal.>
  • Limite de duração: <ex.: 90 minutos no máximo.>
  • Facilitação: <papel do facilitador; regra de substituição.>

Estrutura da Pauta

  1. Check-in <duração>
  2. Revisão das ações anteriores <duração>
  3. Atualizações de papéis e domínios <duração>
  4. Itens ativos da pauta <duração>
  5. Decisões operacionais <duração>
  6. Próximas ações e responsáveis <duração>
  7. Check-out <duração; opcional>

Notas e Registros

  • Data:
  • Facilitador(a):
  • Presentes:
  • Notas:

Registro de Decisão (se aplicável)

  • Tipo de decisão: Operacional
  • Autoridade: <titular do papel conforme a Matriz de Decisão>
  • Mecanismo / limiar: Autoridade delegada
  • Resultado: <o que foi decidido>
  • Data de vigência:
  • Arquivado em: <localização>

O que abordar

  • What is this meeting for, and which decisions may it make — and what happens when something bigger than day-to-day work comes up?
  • Who has to be there, how many make a quorum, and who may join if they wish?
  • How often does it meet, how long may it run, and who facilitates — chosen or rotated how, with what cover if they are away?
  • What is the fixed agenda, in what order?
  • Who takes notes, in what format, and where and how soon are they published — and how is each decision recorded?
  • Do we have a template like this one for every kind of meeting we hold — operations, governance, coordination, reflection and conflict — and how do we notice when meetings overrun or multiply? (The overall limit on meeting load is its own question.)

Exemplos

The Operations meeting reviews active work, clears blockers and makes Operational decisions only; anything Strategic or Constitutional becomes a proposal. All current role holders attend (quorum four); any member may join. It meets weekly for at most 60 minutes, run by a facilitator who rotates monthly. Agenda: check-in, task review, blockers, decisions, actions. Notes go on the shared board within 48 hours, each decision with who made it, the outcome and its start date. If it overruns three weeks running, that goes to the quarterly workload review.

Exemplos, não recomendações. As respostas de vocês serão de vocês.

Tipo de Reunião: Governança

How do we run the meeting where decisions actually get made?

Cláusulas RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
  • 7.2.1 A comunidade DEVE definir tipos de reunião explícitos, suficientes para apoiar:
  • 7.2.2 Cada tipo de reunião DEVE definir, no mínimo:
  • 7.2.3 As reuniões NÃO DEVEM exceder seu escopo decisório declarado nem contornar os limites de autoridade definidos na Camada 2.
  • 7.6.4 Os Modelos de Reunião DEVEM definir, no mínimo:
Por que separar a deliberação da votação vinculante?

Se uma reunião pode tanto discutir quanto decidir, quem estiver na sala naquele dia acaba decidindo — independentemente das regras de quórum ou autoridade. Manter a deliberação separada da votação vinculante preserva a integridade da Matriz de Decisão e garante que membros ausentes ainda tenham voto.

Como preencher

Esta reunião delibera sobre propostas ativas durante seu período de deliberação. A decisão vinculante é tomada por meio do processo de governança conforme a Matriz de Decisão.

  • Propósito: Deliberar sobre uma proposta ativa durante seu período de deliberação.
  • Escopo de decisão: Apenas deliberação — a decisão vinculante é tomada por meio do processo de governança conforme a Matriz de Decisão.
  • Participantes obrigatórios: <todos os Membros Plenos convidados; o(a) proponente DEVE estar presente.>
  • Participantes opcionais: <quem pode observar.>
  • Cadência: <conforme necessário durante períodos de deliberação.>
  • Limite de duração: <ex.: 60 minutos no máximo.>
  • Facilitação: <papel do facilitador.>

Estrutura da Pauta

  1. Check-in <duração>
  2. Resumo da proposta <duração — o(a) proponente apresenta a proposta: o que muda, por quê, e alternativas consideradas.>
  3. Perguntas de esclarecimento <duração — apenas perguntas factuais; ainda sem defesa de posições.>
  4. Deliberação aberta <duração.>
  5. Resumo de posições e próximos passos <duração — o(a) facilitador(a) resume; confirma o cronograma da votação.>

Notas e Registros

  • Data:
  • Facilitador(a):
  • Presentes:
  • Notas:

Registro de Decisão

  • Referência da proposta: <link para a proposta>
  • Tipo de decisão: <Estratégica / Constitucional>
  • Autoridade: Membros Plenos (coletivo)
  • Mecanismo / limiar: <mecanismo de votação + limiar>
  • Resultado: <Aprovada / Rejeitada / Adiada>
  • Data de vigência:
  • Link da votação:

O que abordar

  • Who must be invited, must the proposer be present, and who may observe?
  • When is this meeting held, and how long may it run?
  • Who facilitates, and how are they chosen?
  • What is the agenda — how long for presenting the proposal, for clarifying questions, for discussion, and for the closing summary?
  • Is anything decided in the room, or does the binding decision happen afterwards so that members who could not attend still take part? (The thresholds themselves are set in the Decision Matrix.)
  • What do the notes record — which proposal, what type of decision, how it will be decided, and the outcome — and where are they published?

Exemplos

A Governance meeting is held during the deliberation period of every Strategic or Constitutional proposal. All Full Members are invited, the proposer must attend, and anyone else may observe. It lasts at most 60 minutes: the proposer presents (10 minutes), clarifying questions only (10), open discussion (30), then the facilitator summarises and confirms when voting opens (10). Nothing is decided in the room — the vote runs online for seven days afterwards. Notes link to the proposal and are posted within two days.

Exemplos, não recomendações. As respostas de vocês serão de vocês.

Tipo de Reunião: Coordenação e Alinhamento

How do we run the meeting that keeps separate work from drifting apart?

Cláusulas RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
  • 7.2.1 A comunidade DEVE definir tipos de reunião explícitos, suficientes para apoiar:
  • 7.2.2 Cada tipo de reunião DEVE definir, no mínimo:
  • 7.2.3 As reuniões NÃO DEVEM exceder seu escopo decisório declarado nem contornar os limites de autoridade definidos na Camada 2.
  • 7.6.4 Os Modelos de Reunião DEVEM definir, no mínimo:
Por que uma reunião dedicada à coordenação?

Alguns bloqueios atravessam mais de um papel e não podem ser resolvidos no ritmo regular de Operações. Coordenação e Alinhamento dá ao trabalho entre papéis seu próprio espaço — para dependências, transições e prioridades conflitantes — para que a reunião semanal não cresça desordenadamente tentando absorver tudo.

Como preencher

Use este modelo quando for necessária coordenação entre papéis. Mantenha o escopo de decisão apenas como Operacional e limite os participantes obrigatórios àqueles com iniciativas ativas.

  • Propósito: Sincronizar o trabalho entre papéis e iniciativas; trazer à tona dependências e bloqueios; alinhar prioridades.
  • Escopo de decisão: Apenas decisões operacionais.
  • Participantes obrigatórios: <titulares de papéis com iniciativas ativas.>
  • Participantes opcionais: <todos os Membros Plenos são bem-vindos.>
  • Cadência: <mensal ou conforme necessário.>
  • Limite de duração: <ex.: 60 minutos.>
  • Facilitação: <facilitador(a); regra de substituição.>

Estrutura da Pauta

  1. Check-in <duração>
  2. Atualizações de status das iniciativas <duração>
  3. Bloqueios e dependências <duração>
  4. Próximos passos <duração>

Notas e Registros

  • Data:
  • Facilitador(a):
  • Presentes:
  • Notas:

O que abordar

  • When do we call this meeting rather than raising things at the regular Operations meeting?
  • Who has to attend — only role holders with active pieces of work that depend on each other — and who else is welcome?
  • How often does it meet, how long may it run, and who facilitates, with what cover?
  • What is the agenda — dependencies, handoffs, competing priorities — and in what order?
  • What may it agree, and what happens when a clash of priorities needs a bigger decision than it is allowed to make?
  • Where are the notes and agreed handoffs recorded, and how soon?

Exemplos

Coordination meets online on the first Tuesday of each month for at most 60 minutes, and any two role holders can call one sooner. Only role holders with an active initiative must attend; any member may join. The agenda is dependencies, handoffs, then competing priorities. It may agree Operational changes only — a priority clash that needs a Strategic call is written up as a proposal. Facilitation rotates among attendees, and notes with the agreed handoffs go in the shared channel the same week.

Exemplos, não recomendações. As respostas de vocês serão de vocês.

Tipo de Reunião: Reflexão e Aprendizado

How do we run the meeting where we look back rather than forward?

Cláusulas RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
  • 7.2.1 A comunidade DEVE definir tipos de reunião explícitos, suficientes para apoiar:
  • 7.2.2 Cada tipo de reunião DEVE definir, no mínimo:
  • 7.2.3 As reuniões NÃO DEVEM exceder seu escopo decisório declarado nem contornar os limites de autoridade definidos na Camada 2.
  • 7.6.4 Os Modelos de Reunião DEVEM definir, no mínimo:
Por que dar à reflexão seu próprio tipo de reunião?

A reflexão que só acontece quando o tempo permite nunca acontece. Um tipo de reunião nomeado e com cadência definida abre espaço para olhar para trás — e impede que a retrospectiva seja espremida pela urgência operacional. Sem ela, o Registro de Aprendizado (Camada 6) fica vazio e o framework para de evoluir.

Como preencher

Esta reunião revisa o período mais recente e alimenta insights no Registro de Aprendizado (Camada 6) e na fila de Propostas Futuras.

  • Propósito: Revisar a experiência, identificar padrões, capturar aprendizados, devolver insights ao framework.
  • Escopo de decisão: PODE gerar propostas de mudança; sem autoridade direta de decisão, salvo se especificado na Matriz de Decisão.
  • Participantes obrigatórios: <todos os Membros Plenos convidados.>
  • Cadência: <trimestral.>
  • Limite de duração: <ex.: 90 minutos.>
  • Facilitação: <papel do facilitador.>

Estrutura da Pauta

  1. Check-in <duração>
  2. Destaques do período revisado <duração>
  3. O que funcionou bem <duração>
  4. O que não funcionou / o que faríamos diferente <duração; sem culpabilização, foco em padrões.>
  5. Aprendizados para levar adiante <duração; identifique entradas do Registro de Aprendizado.>
  6. Atualizações no registro de aprendizado e propostas futuras <duração.>
  7. Check-out <duração>

Notas e Registros

  • Data:
  • Facilitador(a):
  • Presentes:
  • Notas:
  • Entradas geradas no Registro de Aprendizado: <lista ou "nenhuma">
  • Propostas futuras adicionadas: <lista ou "nenhuma">

O que abordar

  • Who is invited, how often do we meet, and how long may it run?
  • Who facilitates, and how are they chosen?
  • What is the agenda — how do we look back at the period, what worked, what did not — and how do we keep it about patterns rather than blame?
  • What comes out of it — which lessons go into the Learning Log, and which ideas become future proposals?
  • Can this meeting decide anything itself, or does it only send items on?
  • What stops it being postponed or dropped whenever we are busy?

Exemplos

Every three months all Full Members are invited to a 90-minute Reflection meeting, in person with a call-in link. A facilitator chosen at the previous one runs it: what happened this quarter, what worked, what did not — looking for patterns, not blame — then which lessons go into the Learning Log and which ideas become future proposals. It decides nothing itself. It may be postponed once, never cancelled. The list of outputs, or "none", is published with the notes within a week.

Exemplos, não recomendações. As respostas de vocês serão de vocês.

Tipo de Reunião: Tratamento de Conflitos

How do we run a meeting whose subject is a conflict?

Cláusulas RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
  • 7.2.1 A comunidade DEVE definir tipos de reunião explícitos, suficientes para apoiar:
  • 7.2.2 Cada tipo de reunião DEVE definir, no mínimo:
  • 7.2.3 As reuniões NÃO DEVEM exceder seu escopo decisório declarado nem contornar os limites de autoridade definidos na Camada 2.
  • 7.6.4 Os Modelos de Reunião DEVEM definir, no mínimo:
Por que um tipo de reunião distinto para conflito?

O trabalho com conflitos tem regras que outras reuniões não têm: confidencialidade, seleção do(a) Facilitador(a) que ignora a preferência das partes, proteções contra retaliação e registros restritos. Usar o modelo de Operações para uma sessão de conflito violaria silenciosamente todas elas. Um modelo dedicado torna o container diferente visível desde o primeiro minuto.

Como preencher

Use este modelo apenas para sessões facilitadas sob os Passos 2–4 da Escada de Resolução de Conflitos. As regras de privacidade e de seleção do(a) Facilitador(a) são regidas pela Camada 4, não pela própria reunião.

  • Propósito: Facilitar a resolução em um passo definido da escada (Passos 2–4 da Escada de Resolução de Conflitos).
  • Escopo de decisão: Produz planos de reparo, acordos ou decisões de escalonamento; resultados vinculantes exigem a autoridade definida na Escada de Resolução de Conflitos e na Matriz de Decisão.
  • Participantes obrigatórios: Partes do conflito; Facilitador(a) designado(a) (conforme regras de seleção da Escada de Resolução de Conflitos).
  • Participantes opcionais: Uma pessoa de apoio, mediante consentimento mútuo por escrito de todas as partes.
  • Cadência: Conforme necessário; acionada por abertura de caso.
  • Limite de duração: <tipicamente 60–90 minutos; o(a) Facilitador(a) PODE estender.>
  • Facilitação: Selecionada conforme a Escada de Resolução de Conflitos (Camada 4) — não escolhida pelas próprias partes.

> Nota sobre privacidade: Os registros deste tipo de reunião estão sujeitos aos limites de privacidade e acesso à informação definidos na Escada de Resolução de Conflitos (Camada 4). Por padrão, não são publicados no registro geral de membros.

Estrutura da Pauta

  1. Abertura e regras de convivência <duração; consentimento, confidencialidade, não retaliação, direito de pausa.>
  2. Cada parte compartilha sua perspectiva <sem interrupções; tempo igual.>
  3. Checagem de entendimento compartilhado <duração.>
  4. Necessidades e pedidos <duração.>
  5. Opções de reparo ou acordo <duração.>
  6. Decisão ou próximo passo <duração.>
  7. Documentação <duração; registrar conforme regras de privacidade da Camada 4.>

Formato do Registro

> Este registro é confidencial. O acesso é restrito conforme a Escada de Resolução de Conflitos (Camada 4).

  • Data:
  • Facilitador(a):
  • Partes presentes:
  • Passo da escada:
  • Classe do conflito:
  • Resultado: <Acordo alcançado / Escalado para o próximo passo / Suspenso>
  • Ações acordadas (se houver):
  • Destino do escalonamento (se aplicável):
  • Acesso: Apenas partes e Facilitador(a); divulgado a Membros Plenos somente se escalado ao passo de governança.

O que abordar

  • Which steps of our conflict process use this meeting format, and when must we not use an ordinary meeting instead?
  • How long does a session last, and who may extend it?
  • What is said at the start — about consent, confidentiality, protection from retaliation, and anyone's right to pause?
  • What is the agenda — how does each party get to speak uninterrupted and for equal time, and what follows?
  • How can a session end — agreement, moving to the next step, or adjourning — and how is that outcome noted? (Who facilitates and who may see the record are set in the conflict protocol.)

Exemplos

This format is used only for facilitated sessions at steps 2 to 4 of our conflict ladder. A session runs up to 90 minutes; the Facilitator may extend it once by 30 minutes if both parties agree. It opens with the ground rules: taking part is voluntary, what is said stays in the room, nobody may be penalised for raising the conflict, and anyone may call a pause. Each party then speaks uninterrupted for equal time, followed by exploring options and agreeing next steps. It ends as agreement reached, escalated, or adjourned.

Exemplos, não recomendações. As respostas de vocês serão de vocês.

Registro de Ratificação

  • Adotado em: <AAAA-MM-DD>
  • Tipo de decisão: Estratégica
  • Versão: <versão>
  • Registro de decisão: <link para o registro de decisão>

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