Modèles de réunion

Les modèles de réunion déclarent l'objectif, le périmètre de décision, le quorum et la structure de chaque type de réunion. Une réunion sans modèle déclaré finira, avec le temps, par accumuler une autorité qu'elle ne devrait pas avoir. Adapte ces modèles et ajoute ou supprime des types de réunion selon les besoins de ta communauté.

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Type de réunion : Opérations

How do we run the meeting where the week's work gets sorted out?

Clauses RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.2.4, 7.6.4

7.2.1 La communauté DOIT définir des types de réunions explicites suffisants pour couvrir :
7.2.2 Chaque type de réunion DOIT définir, au minimum :
7.2.3 Les réunions NE DOIVENT PAS dépasser leur périmètre décisionnel déclaré ni contourner les limites d'autorité définies dans la Couche 2.
7.2.4 La charge de réunions DOIT être limitée, suivie et révisable tel que défini dans la Section 7.4.
7.6.4 Les Modèles de réunions DOIVENT définir, au minimum :

Pourquoi une réunion Opérations régulière ?

La coordination au quotidien a besoin d'un rythme régulier, pas d'improvisation ad hoc. La réunion Opérations est le pouls de la communauté — un espace prévisible pour passer en revue le travail en cours, faire remonter les blocages et prendre de petites décisions opérationnelles. Point crucial : seules les décisions Opérationnelles sont prises ici ; les décisions Stratégiques et Constitutionnelles passent par le processus de gouvernance, de sorte que la réunion ne peut pas accumuler discrètement une autorité qu'elle n'a pas.

Comment remplir ce modèle

Définis l'objectif, le périmètre de décision, les participants requis et optionnels, la cadence, la durée et les règles de facilitation. Limite le périmètre de décision aux décisions Opérationnelles uniquement.

Objectif : <passer en revue le travail en cours, coordonner les tâches, faire remonter les blocages, prendre des décisions opérationnelles.>
Périmètre de décision : Décisions opérationnelles uniquement — ne peut pas prendre de décisions Stratégiques ou Constitutionnelles.
Participants requis : <qui est invité ; quorum minimum.>
Participants optionnels : <qui peut assister sur invitation.>
Cadence : <hebdomadaire / bimensuelle / mensuelle.>
Durée limite : <p. ex. 90 minutes maximum.>
Facilitation : <rôle de facilitateur·rice ; règle de remplacement.>

Structure de l'ordre du jour

Tour d'ouverture <durée>
Revue des actions précédentes <durée>
Mises à jour des rôles et domaines <durée>
Points actifs à l'ordre du jour <durée>
Décisions opérationnelles <durée>
Prochaines actions et responsables <durée>
Tour de clôture <durée ; optionnel>

Notes et comptes rendus

Date :
Facilitateur·rice :
Participant·es :
Notes :

Registre de décision (le cas échéant)

Type de décision : Opérationnelle
Autorité : <titulaire du rôle selon la Matrice de décision>
Mécanisme / seuil : Autorité déléguée
Résultat : <ce qui a été décidé>
Date d'effet :
Classé dans : <emplacement>

Ce qu’il faut couvrir

What is this meeting for, and which decisions may it make — and what happens when something bigger than day-to-day work comes up?
Who has to be there, how many make a quorum, and who may join if they wish?
How often does it meet, how long may it run, and who facilitates — chosen or rotated how, with what cover if they are away?
What is the fixed agenda, in what order?
Who takes notes, in what format, and where and how soon are they published — and how is each decision recorded?
Do we have a template like this one for every kind of meeting we hold — operations, governance, coordination, reflection and conflict — and how do we notice when meetings overrun or multiply? (The overall limit on meeting load is its own question.)

Exemples

The Operations meeting reviews active work, clears blockers and makes Operational decisions only; anything Strategic or Constitutional becomes a proposal. All current role holders attend (quorum four); any member may join. It meets weekly for at most 60 minutes, run by a facilitator who rotates monthly. Agenda: check-in, task review, blockers, decisions, actions. Notes go on the shared board within 48 hours, each decision with who made it, the outcome and its start date. If it overruns three weeks running, that goes to the quarterly workload review.

Des exemples, pas des recommandations. Vos réponses vous appartiendront.

Type de réunion : Gouvernance

How do we run the meeting where decisions actually get made?

Clauses RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4

7.2.1 La communauté DOIT définir des types de réunions explicites suffisants pour couvrir :
7.2.2 Chaque type de réunion DOIT définir, au minimum :
7.2.3 Les réunions NE DOIVENT PAS dépasser leur périmètre décisionnel déclaré ni contourner les limites d'autorité définies dans la Couche 2.
7.6.4 Les Modèles de réunions DOIVENT définir, au minimum :

Pourquoi séparer la délibération du vote contraignant ?

Si une réunion peut à la fois discuter et décider, ce sont les personnes présentes ce jour-là qui décident — indépendamment des règles de quorum ou d'autorité. Séparer la délibération du vote contraignant préserve l'intégrité de la Matrice de décision et garantit que les membres absents conservent leur droit de vote.

Comment remplir ce modèle

Cette réunion délibère sur les propositions actives pendant leur période de délibération. La décision contraignante est prise via le processus de gouvernance conformément à la Matrice de décision.

Objectif : Délibérer sur une proposition active pendant sa période de délibération.
Périmètre de décision : Délibération uniquement — la décision contraignante est prise via le processus de gouvernance conformément à la Matrice de décision.
Participants requis : <tous les Membres titulaires sont invités ; le·la porteur·se de la proposition doit être présent·e.>
Participants optionnels : <qui peut observer.>
Cadence : <selon les besoins pendant les périodes de délibération.>
Durée limite : <p. ex. 60 minutes maximum.>
Facilitation : <rôle de facilitateur·rice.>

Structure de l'ordre du jour

Tour d'ouverture <durée>
Résumé de la proposition <durée — le·la porteur·se présente la proposition : ce qu'elle change, pourquoi, et les alternatives envisagées.>
Questions de clarification <durée — questions factuelles uniquement ; pas encore de plaidoyer.>
Délibération ouverte <durée.>
Synthèse des positions et prochaines étapes <durée — le·la facilitateur·rice résume ; confirme le calendrier de vote.>

Notes et comptes rendus

Date :
Facilitateur·rice :
Participant·es :
Notes :

Registre de décision

Référence de la proposition : <lien vers la proposition>
Type de décision : <Stratégique / Constitutionnelle>
Autorité : Membres titulaires (collectif)
Mécanisme / seuil : <mécanisme de vote + seuil>
Résultat : <Adoptée / Rejetée / Reportée>
Date d'effet :
Lien du vote :

Ce qu’il faut couvrir

Who must be invited, must the proposer be present, and who may observe?
When is this meeting held, and how long may it run?
Who facilitates, and how are they chosen?
What is the agenda — how long for presenting the proposal, for clarifying questions, for discussion, and for the closing summary?
Is anything decided in the room, or does the binding decision happen afterwards so that members who could not attend still take part? (The thresholds themselves are set in the Decision Matrix.)
What do the notes record — which proposal, what type of decision, how it will be decided, and the outcome — and where are they published?

Exemples

A Governance meeting is held during the deliberation period of every Strategic or Constitutional proposal. All Full Members are invited, the proposer must attend, and anyone else may observe. It lasts at most 60 minutes: the proposer presents (10 minutes), clarifying questions only (10), open discussion (30), then the facilitator summarises and confirms when voting opens (10). Nothing is decided in the room — the vote runs online for seven days afterwards. Notes link to the proposal and are posted within two days.

Des exemples, pas des recommandations. Vos réponses vous appartiendront.

Type de réunion : Coordination & Alignement

How do we run the meeting that keeps separate work from drifting apart?

Clauses RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4

7.2.1 La communauté DOIT définir des types de réunions explicites suffisants pour couvrir :
7.2.2 Chaque type de réunion DOIT définir, au minimum :
7.2.3 Les réunions NE DOIVENT PAS dépasser leur périmètre décisionnel déclaré ni contourner les limites d'autorité définies dans la Couche 2.
7.6.4 Les Modèles de réunions DOIVENT définir, au minimum :

Pourquoi une réunion de coordination dédiée ?

Certains blocages impliquent plusieurs rôles et ne peuvent pas être résolus dans le rythme régulier des Opérations. La réunion Coordination & Alignement offre aux travaux transversaux leur propre espace — pour les dépendances, les passages de relais et les priorités concurrentes — afin que la réunion hebdomadaire ne s'étire pas en essayant de tout absorber.

Comment remplir ce modèle

Utilise ce modèle lorsqu'une coordination entre rôles est nécessaire. Limite le périmètre de décision aux décisions Opérationnelles uniquement et restreins les participants requis à ceux ayant des initiatives actives.

Objectif : Synchroniser le travail entre les rôles et les initiatives ; faire remonter les dépendances et les blocages ; aligner les priorités.
Périmètre de décision : Décisions opérationnelles uniquement.
Participants requis : <titulaires de rôles avec des initiatives actives.>
Participants optionnels : <tous les Membres titulaires sont les bienvenus.>
Cadence : <mensuelle ou selon les besoins.>
Durée limite : <p. ex. 60 minutes.>
Facilitation : <facilitateur·rice ; règle de remplacement.>

Structure de l'ordre du jour

Tour d'ouverture <durée>
Mises à jour de l'avancement des initiatives <durée>
Blocages et dépendances <durée>
Prochaines étapes <durée>

Notes et comptes rendus

Date :
Facilitateur·rice :
Participant·es :
Notes :

Ce qu’il faut couvrir

When do we call this meeting rather than raising things at the regular Operations meeting?
Who has to attend — only role holders with active pieces of work that depend on each other — and who else is welcome?
How often does it meet, how long may it run, and who facilitates, with what cover?
What is the agenda — dependencies, handoffs, competing priorities — and in what order?
What may it agree, and what happens when a clash of priorities needs a bigger decision than it is allowed to make?
Where are the notes and agreed handoffs recorded, and how soon?

Exemples

Coordination meets online on the first Tuesday of each month for at most 60 minutes, and any two role holders can call one sooner. Only role holders with an active initiative must attend; any member may join. The agenda is dependencies, handoffs, then competing priorities. It may agree Operational changes only — a priority clash that needs a Strategic call is written up as a proposal. Facilitation rotates among attendees, and notes with the agreed handoffs go in the shared channel the same week.

Des exemples, pas des recommandations. Vos réponses vous appartiendront.

Type de réunion : Réflexion & Apprentissage

How do we run the meeting where we look back rather than forward?

Clauses RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4

7.2.1 La communauté DOIT définir des types de réunions explicites suffisants pour couvrir :
7.2.2 Chaque type de réunion DOIT définir, au minimum :
7.2.3 Les réunions NE DOIVENT PAS dépasser leur périmètre décisionnel déclaré ni contourner les limites d'autorité définies dans la Couche 2.
7.6.4 Les Modèles de réunions DOIVENT définir, au minimum :

Pourquoi accorder à la réflexion son propre type de réunion ?

La réflexion qui n'a lieu que quand le temps le permet n'a jamais lieu. Un type de réunion nommé avec une cadence définie crée l'espace pour regarder en arrière — et empêche la rétrospection d'être éclipsée par l'urgence opérationnelle. Sans cela, le Journal d'apprentissage (Couche 6) reste vide et le cadre cesse d'évoluer.

Comment remplir ce modèle

Cette réunion passe en revue la période la plus récente et alimente le Journal d'apprentissage (Couche 6) et la file des Propositions futures.

Objectif : Passer en revue l'expérience, repérer des schémas récurrents, capturer les apprentissages, réinjecter les enseignements dans le cadre.
Périmètre de décision : Peut produire des propositions de changement ; pas d'autorité de décision directe sauf si spécifié dans la Matrice de décision.
Participants requis : <tous les Membres titulaires sont invités.>
Cadence : <trimestrielle.>
Durée limite : <p. ex. 90 minutes.>
Facilitation : <rôle de facilitateur·rice.>

Structure de l'ordre du jour

Tour d'ouverture <durée>
Faits marquants de la période <durée>
Ce qui a bien fonctionné <durée>
Ce qui n'a pas fonctionné / ce que nous ferions différemment <durée ; pas de blâme, se concentrer sur les schémas.>
Apprentissages à retenir <durée ; identifier les entrées du Journal d'apprentissage.>
Mises à jour du journal d'apprentissage et propositions futures <durée.>
Tour de clôture <durée>

Notes et comptes rendus

Date :
Facilitateur·rice :
Participant·es :
Notes :
Entrées du Journal d'apprentissage déclenchées : <liste ou « aucune »>
Propositions futures ajoutées : <liste ou « aucune »>

Ce qu’il faut couvrir

Who is invited, how often do we meet, and how long may it run?
Who facilitates, and how are they chosen?
What is the agenda — how do we look back at the period, what worked, what did not — and how do we keep it about patterns rather than blame?
What comes out of it — which lessons go into the Learning Log, and which ideas become future proposals?
Can this meeting decide anything itself, or does it only send items on?
What stops it being postponed or dropped whenever we are busy?

Exemples

Every three months all Full Members are invited to a 90-minute Reflection meeting, in person with a call-in link. A facilitator chosen at the previous one runs it: what happened this quarter, what worked, what did not — looking for patterns, not blame — then which lessons go into the Learning Log and which ideas become future proposals. It decides nothing itself. It may be postponed once, never cancelled. The list of outputs, or "none", is published with the notes within a week.

Des exemples, pas des recommandations. Vos réponses vous appartiendront.

Type de réunion : Traitement des conflits

How do we run a meeting whose subject is a conflict?

Clauses RCOS 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4

7.2.1 La communauté DOIT définir des types de réunions explicites suffisants pour couvrir :
7.2.2 Chaque type de réunion DOIT définir, au minimum :
7.2.3 Les réunions NE DOIVENT PAS dépasser leur périmètre décisionnel déclaré ni contourner les limites d'autorité définies dans la Couche 2.
7.6.4 Les Modèles de réunions DOIVENT définir, au minimum :

Pourquoi un type de réunion distinct pour les conflits ?

Le travail sur les conflits obéit à des règles que les autres réunions n'ont pas : confidentialité, sélection du·de la facilitateur·rice qui contourne les préférences des parties, protections contre les représailles et registres restreints. Utiliser le modèle Opérations pour une session de conflit violerait discrètement toutes ces règles. Un modèle dédié rend le cadre différent visible dès la première minute.

Comment remplir ce modèle

Utilise ce modèle uniquement pour les sessions facilitées relevant des étapes 2 à 4 de l'Échelle de résolution des conflits. Les règles de confidentialité et de sélection du·de la facilitateur·rice sont régies par la Couche 4, pas par la réunion elle-même.

Objectif : Faciliter la résolution à une étape définie de l'échelle (Échelle de résolution des conflits, étapes 2 à 4).
Périmètre de décision : Produit des plans de réparation, des accords ou des décisions d'escalade ; les résultats contraignants nécessitent l'autorité définie dans l'Échelle de résolution des conflits et la Matrice de décision.
Participants requis : Les parties au conflit ; facilitateur·rice désigné·e (selon les règles de sélection de l'Échelle de résolution des conflits).
Participants optionnels : Une personne de soutien, avec le consentement écrit mutuel de toutes les parties.
Cadence : Selon les besoins ; déclenchée par la prise en charge.
Durée limite : <typiquement 60 à 90 minutes ; le·la facilitateur·rice peut prolonger.>
Facilitation : Sélectionné·e selon l'Échelle de résolution des conflits (Couche 4) — non choisi·e par les parties elles-mêmes.

> Note de confidentialité : Les registres de ce type de réunion sont soumis aux limites de confidentialité et d'accès à l'information définies dans l'Échelle de résolution des conflits (Couche 4). Ils ne sont pas publiés dans le registre général des membres par défaut.

Structure de l'ordre du jour

Ouverture et règles de base <durée ; consentement, confidentialité, non-représailles, droit de pause.>
Chaque partie partage sa perspective <sans interruption ; temps égal.>
Vérification de la compréhension partagée <durée.>
Besoins et demandes <durée.>
Options de réparation ou d'accord <durée.>
Décision ou prochaine étape <durée.>
Documentation <durée ; enregistrement selon les règles de confidentialité de la Couche 4.>

Format du registre

> Ce registre est confidentiel. L'accès est restreint conformément à l'Échelle de résolution des conflits (Couche 4).

Date :
Facilitateur·rice :
Parties présentes :
Étape de l'échelle :
Classe du conflit :
Résultat : <Accord trouvé / Escaladé à l'étape suivante / Ajourné>
Actions convenues (le cas échéant) :
Destination de l'escalade (le cas échéant) :
Accès : Parties et facilitateur·rice uniquement ; communiqué aux Membres titulaires uniquement en cas d'escalade à l'étape de gouvernance.

Ce qu’il faut couvrir

Which steps of our conflict process use this meeting format, and when must we not use an ordinary meeting instead?
How long does a session last, and who may extend it?
What is said at the start — about consent, confidentiality, protection from retaliation, and anyone's right to pause?
What is the agenda — how does each party get to speak uninterrupted and for equal time, and what follows?
How can a session end — agreement, moving to the next step, or adjourning — and how is that outcome noted? (Who facilitates and who may see the record are set in the conflict protocol.)

Exemples

This format is used only for facilitated sessions at steps 2 to 4 of our conflict ladder. A session runs up to 90 minutes; the Facilitator may extend it once by 30 minutes if both parties agree. It opens with the ground rules: taking part is voluntary, what is said stays in the room, nobody may be penalised for raising the conflict, and anyone may call a pause. Each party then speaks uninterrupted for equal time, followed by exploring options and agreeing next steps. It ends as agreement reached, escalated, or adjourned.

Des exemples, pas des recommandations. Vos réponses vous appartiendront.

Registre de ratification

Adoptée le : <AAAA-MM-JJ>
Type de décision : Stratégique
Version : <version>
Registre de décision : <lien vers le registre de décision>