- Camada: 5 — Operações e Coordenação
- Status: Modelo — adapte para sua comunidade
- Referência RCOS: §7.2, §7.6
> Os modelos de reunião declaram o propósito, o escopo de decisão, o quórum e a estrutura de cada tipo de reunião. Uma reunião sem um modelo declarado, com tempo suficiente, acumulará autoridade que não deveria ter. Adapte estes modelos e adicione ou remova tipos de reunião conforme sua comunidade precisar.
Tipo de Reunião: Operações
Cláusulas RCOS: 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.2.4, 7.6.4
Por que uma reunião regular de Operações?
A coordenação do dia a dia precisa de uma cadência regular, não de improvisação ad-hoc. A reunião de Operações é o batimento cardíaco da comunidade — um espaço previsível para revisar o trabalho ativo, trazer à tona bloqueios e tomar pequenas decisões operacionais. Crucialmente, apenas decisões Operacionais acontecem aqui; as Estratégicas e Constitucionais passam pelo processo de governança, para que a reunião não acumule silenciosamente uma autoridade que não tem.
Como preencher
Defina propósito, escopo de decisão, participantes obrigatórios e opcionais, cadência, duração e regras de facilitação. Mantenha o escopo de decisão apenas como Operacional.
- Propósito: <revisar trabalho ativo, coordenar tarefas, trazer à tona bloqueios, tomar decisões operacionais.>
- Escopo de decisão: Apenas decisões operacionais — não pode tomar decisões Estratégicas ou Constitucionais.
- Participantes obrigatórios: <quem é convidado; quórum mínimo.>
- Participantes opcionais: <quem pode comparecer mediante convite.>
- Cadência: <semanal / quinzenal / mensal.>
- Limite de duração: <ex.: 90 minutos no máximo.>
- Facilitação: <papel do facilitador; regra de substituição.>
Estrutura da Pauta
- Check-in <duração>
- Revisão das ações anteriores <duração>
- Atualizações de papéis e domínios <duração>
- Itens ativos da pauta <duração>
- Decisões operacionais <duração>
- Próximas ações e responsáveis <duração>
- Check-out <duração; opcional>
Notas e Registros
- Data:
- Facilitador(a):
- Presentes:
- Notas:
Registro de Decisão (se aplicável)
- Tipo de decisão: Operacional
- Autoridade: <titular do papel conforme a Matriz de Decisão>
- Mecanismo / limiar: Autoridade delegada
- Resultado: <o que foi decidido>
- Data de vigência:
- Arquivado em: <localização>
Tipo de Reunião: Governança
Cláusulas RCOS: 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
Por que separar a deliberação da votação vinculante?
Se uma reunião pode tanto discutir quanto decidir, quem estiver na sala naquele dia acaba decidindo — independentemente das regras de quórum ou autoridade. Manter a deliberação separada da votação vinculante preserva a integridade da Matriz de Decisão e garante que membros ausentes ainda tenham voto.
Como preencher
Esta reunião delibera sobre propostas ativas durante seu período de deliberação. A decisão vinculante é tomada por meio do processo de governança conforme a Matriz de Decisão.
- Propósito: Deliberar sobre uma proposta ativa durante seu período de deliberação.
- Escopo de decisão: Apenas deliberação — a decisão vinculante é tomada por meio do processo de governança conforme a Matriz de Decisão.
- Participantes obrigatórios: <todos os Membros Plenos convidados; o(a) proponente DEVE estar presente.>
- Participantes opcionais: <quem pode observar.>
- Cadência: <conforme necessário durante períodos de deliberação.>
- Limite de duração: <ex.: 60 minutos no máximo.>
- Facilitação: <papel do facilitador.>
Estrutura da Pauta
- Check-in <duração>
- Resumo da proposta <duração — o(a) proponente apresenta a proposta: o que muda, por quê, e alternativas consideradas.>
- Perguntas de esclarecimento <duração — apenas perguntas factuais; ainda sem defesa de posições.>
- Deliberação aberta <duração.>
- Resumo de posições e próximos passos <duração — o(a) facilitador(a) resume; confirma o cronograma da votação.>
Notas e Registros
- Data:
- Facilitador(a):
- Presentes:
- Notas:
Registro de Decisão
- Referência da proposta: <link para a proposta>
- Tipo de decisão: <Estratégica / Constitucional>
- Autoridade: Membros Plenos (coletivo)
- Mecanismo / limiar: <mecanismo de votação + limiar>
- Resultado: <Aprovada / Rejeitada / Adiada>
- Data de vigência:
- Link da votação:
Tipo de Reunião: Coordenação e Alinhamento
Cláusulas RCOS: 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
Por que uma reunião dedicada à coordenação?
Alguns bloqueios atravessam mais de um papel e não podem ser resolvidos no ritmo regular de Operações. Coordenação e Alinhamento dá ao trabalho entre papéis seu próprio espaço — para dependências, transições e prioridades conflitantes — para que a reunião semanal não cresça desordenadamente tentando absorver tudo.
Como preencher
Use este modelo quando for necessária coordenação entre papéis. Mantenha o escopo de decisão apenas como Operacional e limite os participantes obrigatórios àqueles com iniciativas ativas.
- Propósito: Sincronizar o trabalho entre papéis e iniciativas; trazer à tona dependências e bloqueios; alinhar prioridades.
- Escopo de decisão: Apenas decisões operacionais.
- Participantes obrigatórios: <titulares de papéis com iniciativas ativas.>
- Participantes opcionais: <todos os Membros Plenos são bem-vindos.>
- Cadência: <mensal ou conforme necessário.>
- Limite de duração: <ex.: 60 minutos.>
- Facilitação: <facilitador(a); regra de substituição.>
Estrutura da Pauta
- Check-in <duração>
- Atualizações de status das iniciativas <duração>
- Bloqueios e dependências <duração>
- Próximos passos <duração>
Notas e Registros
- Data:
- Facilitador(a):
- Presentes:
- Notas:
Tipo de Reunião: Reflexão e Aprendizado
Cláusulas RCOS: 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
Por que dar à reflexão seu próprio tipo de reunião?
A reflexão que só acontece quando o tempo permite nunca acontece. Um tipo de reunião nomeado e com cadência definida abre espaço para olhar para trás — e impede que a retrospectiva seja espremida pela urgência operacional. Sem ela, o Registro de Aprendizado (Camada 6) fica vazio e o framework para de evoluir.
Como preencher
Esta reunião revisa o período mais recente e alimenta insights no Registro de Aprendizado (Camada 6) e na fila de Propostas Futuras.
- Propósito: Revisar a experiência, identificar padrões, capturar aprendizados, devolver insights ao framework.
- Escopo de decisão: PODE gerar propostas de mudança; sem autoridade direta de decisão, salvo se especificado na Matriz de Decisão.
- Participantes obrigatórios: <todos os Membros Plenos convidados.>
- Cadência: <trimestral.>
- Limite de duração: <ex.: 90 minutos.>
- Facilitação: <papel do facilitador.>
Estrutura da Pauta
- Check-in <duração>
- Destaques do período revisado <duração>
- O que funcionou bem <duração>
- O que não funcionou / o que faríamos diferente <duração; sem culpabilização, foco em padrões.>
- Aprendizados para levar adiante <duração; identifique entradas do Registro de Aprendizado.>
- Atualizações no registro de aprendizado e propostas futuras <duração.>
- Check-out <duração>
Notas e Registros
- Data:
- Facilitador(a):
- Presentes:
- Notas:
- Entradas geradas no Registro de Aprendizado: <lista ou “nenhuma”>
- Propostas futuras adicionadas: <lista ou “nenhuma”>
Tipo de Reunião: Tratamento de Conflitos
Cláusulas RCOS: 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4; ver também Camada 4 — Escada de Resolução de Conflitos
Por que um tipo de reunião distinto para conflito?
O trabalho com conflitos tem regras que outras reuniões não têm: confidencialidade, seleção do(a) Facilitador(a) que ignora a preferência das partes, proteções contra retaliação e registros restritos. Usar o modelo de Operações para uma sessão de conflito violaria silenciosamente todas elas. Um modelo dedicado torna o container diferente visível desde o primeiro minuto.
Como preencher
Use este modelo apenas para sessões facilitadas sob os Passos 2–4 da Escada de Resolução de Conflitos. As regras de privacidade e de seleção do(a) Facilitador(a) são regidas pela Camada 4, não pela própria reunião.
- Propósito: Facilitar a resolução em um passo definido da escada (Passos 2–4 da Escada de Resolução de Conflitos).
- Escopo de decisão: Produz planos de reparo, acordos ou decisões de escalonamento; resultados vinculantes exigem a autoridade definida na Escada de Resolução de Conflitos e na Matriz de Decisão.
- Participantes obrigatórios: Partes do conflito; Facilitador(a) designado(a) (conforme regras de seleção da Escada de Resolução de Conflitos).
- Participantes opcionais: Uma pessoa de apoio, mediante consentimento mútuo por escrito de todas as partes.
- Cadência: Conforme necessário; acionada por abertura de caso.
- Limite de duração: <tipicamente 60–90 minutos; o(a) Facilitador(a) PODE estender.>
- Facilitação: Selecionada conforme a Escada de Resolução de Conflitos (Camada 4) — não escolhida pelas próprias partes.
> Nota sobre privacidade: Os registros deste tipo de reunião estão sujeitos aos limites de privacidade e acesso à informação definidos na Escada de Resolução de Conflitos (Camada 4). Por padrão, não são publicados no registro geral de membros.
Estrutura da Pauta
- Abertura e regras de convivência <duração; consentimento, confidencialidade, não retaliação, direito de pausa.>
- Cada parte compartilha sua perspectiva <sem interrupções; tempo igual.>
- Checagem de entendimento compartilhado <duração.>
- Necessidades e pedidos <duração.>
- Opções de reparo ou acordo <duração.>
- Decisão ou próximo passo <duração.>
- Documentação <duração; registrar conforme regras de privacidade da Camada 4.>
Formato do Registro
> Este registro é confidencial. O acesso é restrito conforme a Escada de Resolução de Conflitos (Camada 4).
- Data:
- Facilitador(a):
- Partes presentes:
- Passo da escada:
- Classe do conflito:
- Resultado: <Acordo alcançado / Escalado para o próximo passo / Suspenso>
- Ações acordadas (se houver):
- Destino do escalonamento (se aplicável):
- Acesso: Apenas partes e Facilitador(a); divulgado a Membros Plenos somente se escalado ao passo de governança.
Registro de Ratificação
- Adotado em: <AAAA-MM-DD>
- Tipo de decisão: Estratégica
- Versão: <versão>
- Registro de decisão: <link para o registro de decisão>